Protokoll fört vid Riks-SMASK:s styrelsemöte 7-8 april 2001

 

Plats:

Ordförande Johan Säfholms lägenhet på Skolgatan i Linköping.

 

Deltagare:

Johan Säfholm

Martin Olsson  

Tania Asklund

Hans Wachtmeister

Thomas Andén

Erik Naeser

LiTHe Blås, Ordförande, Generalsekreterare Övriga Sverige

Allianceorkestret, vice ordförande, Generalsekreterare Göteborg

Kårsdraget, Generalsekreterare Stockholm

Alte Kamereren, Avgående Generalsekreterare Lund

AMC Bleckhornen, Mötessekreterare, Tillträdande Generalsekreterare Lund

Hornboskapen, Generalsekreterare Uppsala

 

 

§ 0.      OFMÖ

Ordförande Johan Säfholm förklarade mötet för öppnat på lördag morgon.

 

§ 1.      Uppföljning av förra             mötet   - hur har det             gått?

Punkten startade med att rapporter gavs från de olika representanterna:

 

Martin Olsson, Göteborg, informerade om vad som hänt sen sist i regionen, nämligen att GSOF är satt till helgen runt den 10:e november, att Alliancen ämnar åka på AGIA NAPE-turné till München den 23:e oktober och att det planeras att spelas in en skiva med alla orkestrarna i Göteborgsregionen. Dessutom berättade Martin att Munvädret lever eftersom det numera finns en ny general samt att Mistlåren har jubileum.

 

Hans och Thomas, Lund, berättade att de sista medlemmarna i Karnevalskommittén kommer att väljas i slutet av april. I samband med detta diskuterades viktiga saker som att informera Karnevalskommittén om (lobba för) att bjuda in orkestrarna i tid samt att erbjuda fler spelningar, exempelvis öltältsspelningar, än förr om åren. Dessutom informerade Lundarepresenterna om att AK har spelat in en skiva, Bleckhornen kommer att spela in en skiva 5-6 maj samt att Bleckhornen kommer att åka till Warszawa istället för till SOF i år.

 

Tania från Stockholm informerade om att QORK hade gått av stapeln i februari. QORK blev trots en del trassel före evenemanget mycket lyckat. Dessutom berättade Tania att Skaletten firade 35 år förra veckan, PQ firar 45 år idag, att Studentmusikens dag kommer att firas den 7:e september samt att Kårsdraget ska åka på turné till Danmark i sommar.

 

Uppsalafronten berättade Erik att Jätte-BRUNK är flyttat till hösten (början av oktober) pga lokalproblem, att PR hade gått ut till reccentiorerna (novischerna) i år för att lösa problem med rekryteringen till orkestrarna, att Hornboskapen ska åka till en Brassbandsfestival samt att det finns en STORK-general.

 

I Linköping är det stora som händer SOF just nu men förutom detta berättade Johan att SMUSK spelade in en skiva tillsammans med en estnisk orkester för några helger sedan.

 

Efter att alla rapporter gåtts igenom togs ämnet Balett med radio upp. Det finns baletter, som pga. att de saknar en fungerande orkester för tillfället, vill dansa till bandspelare helt själva på SOF. Detta var något som styrelsen inte tyckte var en bra idé och därför beslöts det

 

            att        baletter får dansa till bandspelare som en del av en show

                        men ej ha en hel show själva utan orkester.

 

Nya medaljer till gamla RS-styrelse-ledamöter ska tryckas upp. Martin berättade att han varit i kontakt med en ny tillverkare som gärna tar på sig att trycka upp nya medaljer, nämligen Mårtenssons föreningsvaror i Svedala.

 

Medaljer till 10-åringarna diskuterades också här och då det tar lång tid för företaget att tillverka medaljerna (4 veckor pga. silvret i medaljerna) beslöt mötet

 

            att        Martin ska beställa 40 stycken 10-årsmedaljer på studs.

 

Sommarmöte för gamla Riks-SMASK:are diskuterades men något beslut togs aldrig.

 

Slutligen diskuterades ämnet adresser till orkestrarna. För tillfället är orkestrarna dåliga på att uppdatera sin informationen till Riks-SMASK. Ett önskemål som kom upp var att inga personliga adresser ska finnas på hemsidan och i våra register utan istället adresser till orkestrarna/baletterna centralt. Detta för att underlätta vid skifte av funktionärer hos medlemmarna. Ett förslag om hur skivarkivet ska kunna hållas uppdateras kom också fram, nämligen att ta fram ett formulär som orkestrarna lätt kan fylla i och skicka in.

 

Efter att denna punkten diskuterades även Telia-jippot kort. Detta skulle kollas upp igen.

 

§ 2.      Praktiska göromål             inför SOF - sådant vi             vet om

10-årsmedaljerna kommer att delas ut klockan 17.00 på lördagen under Concerto Grosso på Konsertteatern. Därefter kommer middagen börja direkt. Den kostar för 10-åringarna 350:- och för Riks-SMASK styrelse 100:- (spriten).

 

Kallelse för 10-åringarna skickas ut separat till de personligen av Johan. Kallelse till kongressen med dagordning samt stadgeändringsförslaget skickas ut till medlemmarna senast tisdag av Johan.

 

Efter en kort diskussion beslöts att enkäten till deltagande medlemmar ska skickas ut veckan efter SOF så tidigt som möjligt, gärna så att de har den förtsta måndagen efter SOF.

Om man är intresserad av att se sin orkesters spelschema finns ett preliminärt spelschema på nätet.

 

§ 3.      Teoretiska göromål             inför SOF - sådant             vi kan tänka oss

Johan började informera om hur SOF arbetar och hur det går än så länge och om de möten han har haft med kommittén. Han började med att berätta att SOF-generalen jobbar efter önskelistan han erhållit och att den som är konsertansvarig också är busschafför i LiTHe Blås. Dessutom läste Johan upp ett brev, adresserat till SOF-kommittén, från kassör Niklas Wiksell där han kåserade om sina mångåriga erfarenhet om och kring SOF.

 

Sedan diskuterades Bonnkapellet. Orkestern, som ju egentligen är en gymnasieorkester, har själva sökt tillstånd för en kårtege genom Linköping på samma tider som SOF:s kårtege ska vara och dessutom sökt tillstånd för stadsspelningar under SOF.

 

I samband med diskussionen om Bonnkapellet kom Röda Arméns Gosskör upp. De har fått en sjungning på SOF, men får ingen dekal. Anledningen till att de fått en sjungning, trots att RS har sagt nej till de, var att det fanns en lucka i spelschemat.

 

Slutligen satte styrelsen upp ett antal punter inför kvällens möte med SOF-kommittén:

 

Tillstånd/Området (Johan ritade här upp en skiss över det tänkta området).

Bussar/Busschafförer

Säkerhet - Låsa logementen?

Instrumentinlämning (Område = f(antal orkestermedlemmar)

Brandsäkerhet (Martin var orolig för Alliancens pyrotekiska trick).

Skolor - Duschar.

Skolor - Avstånd.

Matbiten - Lunchen framförallt.

Balettnamn.

Discona får ej ta över orkestrarna.

Faddrar, 2 st. till varje orkester ska finnas. De ska också vara medvetna om att de kan komma att få exempelvis vakta utrustning. SOF är inte enkom tre dagars fest för deras del.

Diskussionssätt:

                        Hela kommittén först och sen grupper:

                                    Konkreta frågor.

                                    Tjabba i grupper.

 

§ 4.      Kongress 2001 –

            stadgeändringar,

            val av nya personer

            etc.

Ordförande Johan tog fram förslaget på nya stadgar och meddelade att ett stavfel hade upptäckts. Förutom stadgeändringsförslaget måste Erik klubbas som ny ordförande på Kongressen.

 

I samband med att Hans var tvungen att gå och därmed lämna över medaljongen informerade övriga styrelsen om det viktiga i att inte glömma sin medaljong:

 

Glöm inte medaljongen för då får du böta en ölback.

 

Därefter diskuterades stadgeändringsförslaget och eftersom Thomas tyckte att alla ändringarna borde finnas utskrivna separat valde styrelsen

            att        Thomas och Johan skriver propositionen till

                        kongressen 2001 angående stadgeändringar.

 

Därefter beslöt styrelsen att bestämma

            att        10.00 var en bar tid för kongressen att börja på.

 

X:tra-kongressen diskuterades också under denna punkten och efter att diskussionen gått varm ett tag beslöt styrelsen

            att        X:tra-kongressen ska hållas i samband med

                        Jätte-BRUNK.

 

Slutligen informerade Johan styrelsen om hur överskottet från SOF disponeras.

 

§ 5.      Strategin för

            STORK2002 - vem är

            generalen och hur vill

            vi jobba med honom?

Erik berättade om mannen som har tagit på sig ansvaret för genomförandet av STORK 2002. Mannen lär ha sagt följande som motivering till varför just han skulle bli STORK-general:

 

"Om jag ska få min 10-årsmedalj måste jag arrangera STORK."

 

Mannen heter Lars Ylitalo, är från Wijkmanska Blecket, och jobbar som datavetare på institutionen för systemteknik. Lars anser att han och kommittén måste börja jobba i tid samt att PR måste göras redan på SOF. Dessutom vill Lasse ha en blandad kommitté bestående av både studentmusiker och vanligare människor.

 

Styrelsen ville naturligtvis träffa honom och ställa frågor till honom. Detta ska det finnas tillfälle för på SOF.

 

§ 6.      Den stora Krocken

            2002 - ska vi lägga det

            till handlingarna?

Johan meddelade att det kommer att bli en krock mellan Quarnevalen och STORK 2002 därför att Quarnevalen inte går att flytta. Därför beslöt styreslen

            att        lägga "Den stora Krocken 2002" till handlingarna.

 

§ 7.      Inget nästa möte, det

            är ju SOF

Trots punktens rubrik diskuterades möjligheten att ha ett sommarmöte med styrelsen. Efter förslag från Thomas beslöt styrelsen

 

            att        preliminärt ha ett sommarmöte helgen den 4-5/8 2001 hos                         Thomas´ föräldrars´ sommarstuga i Olofsbo.

 

Thomas meddelade att Olofsbo ligger strax norr om Falkenberg på Västkusten. För de som vill veta mer direkt var på kartan det ligger kan man gå in i närmaste bilatlas och titta strax ovanför Falkenberg. Om det inte finns med så kan det tilläggas det ligger strax söder om den fyr som finns strax norr om Falkenberg.

 

§ 8.      Övriga frågor

Det första som hände var att styrelsen valde

            att        enhälligt välja Thomas Andén till Generalsekreterare Lund.

 

Här ajournerades mötet tills morgondagen för att vi skulle kunna få med mötet med SOF-kommittén i protokollet.

 

§ 4.      Fortsättning…

Erik meddelade att Orkesterkonventet (Uppsala) ämnade välja en ny representant till Riks-SMASK styrelse.

 

§ 8.      Fortsättning…

            Genomgång av             mötet med SOF-            kommittén…

Genomgången av mötet är skriven i punktform för att lättare se de olika punkter som togs upp.

 

Tanken att först diskutera med hela SOF-kommittén för att sedan diskutera i grupper fick lämnas när vi kom till SOF-baracken eftersom det enda stället med bord och stolar på samma ställe var ett gigantiskt konferensbord. Men med tanke på att alla representanter pratade någon gång så fungerade denna lösning alldeles utmärkt. Alla utom någon enstaka person var på mötet. Speciellt saknade vi dock en person, ingen nämnd, ingen glömd, som hade gått och skadat sig genom skära sig ganska rejält.

 

Innan vi startade mötet gick vi en runda runt bordet så att alla fick presentera sig, De som var där, om jag inte minns fel, bestod i alla fall av följande personer:

 

Petter Sjöström, General

David Magnusson, PR-info

Gabriel Bonander, Tidning

Rolf Westermark, Arrangemang

Henrik Länger, Konsertansvarig

Anna Södergård, Orkester

Åsa Lydén, Kårtege

Niklas Danielsson, Norrköpingskoordinator

 

Innan genomgången radas upp kan det tilläggas att General Petter flikade in något under varje fråga som ställdes.

 

Tillstånd/Område. Deras vision var att ha 3 områden, som de visade på en karta som delades ut. Tyvärr var de inte säkra på detta ännu då Socialmyndigheten ännu inte hade godkänt deras tillståndsansökan. Området de tänker vara på är Folkets Park.

 

Bussar/Chaufförer. 10 stycken gästrum utan lakan finns till de som vill ha. Först till kvarn gäller.

 

Instrumentinlämning. Vakter kommer att finnas där. Toaletterna som finns innanför rummet kommer att ha en separat ingång. Extremt dyra instrument kommer man kunna lämna in separat om så önskas. Ytan/orkester = f(antal personer i orkestern/baletten). En idé som de hade i kommittén var att ha postvagnar som deltagarna kunde transportera instrument till och från stadsspelningarna.

 

Baletten. Kommittén informerades om att baletterna behöver ett ombytesområde i direkt anknytning till de scener där orkestrar med balett ska uppträda.

 

Orkesterfaddrar. Problemet som har funnits förr om åren med faddrarna diskuterades med kommittén och de var medvetna om problemet (exempelvis) att vissa faddrar förr om åren mest tagit SOF-helgen som en festhelg. Generalen ämnar ha ett instruktionsmöte med faddrarna där allt sådant kan tas upp.

 

Scener. Här gick konsertmästaren igenom storleken på scenerna så som de troligtvis kommer att bli. Då upptäcktes att exempelvis Kårsdraget inte skulle få plats på en av de scenerna som de blivit tilldelade. Lösningen blev att kommittén skulle gå igenom spelschemat en gång till.

 

Biljetter. 1500 förköpsbiljetter har sålts, varav 350-400 i Norrköping. Dessa biljetter var s k helhelgsbiljetter. Endagsbiljettsläppet skulle vara efter påsk.

 

Sparandet. Generalen meddelade att alla delar hade fått 10% sparkrav på sig. Detta hade i princip alla klarat redan.

 

Scenasvariga kommer finnas en vid varje scen. Hålltiderna. Den konsertansvariga bad oss att se till att orkestrarna håller sina speltider, dvs. 45 minuters speltid inkluderar uppsättning och röjning. Troligtvis kommer strömmen att stypas när tiden gått ut för att inte få förseningar i spelchemat.

 

Pyrotekniska gyckel. Detta problem skulle fixas så att exempelvis Alliancen med Martin i spetsen kan ha med sprängtuban på scen.

 

Skolorna. Duschar skall enligt utsago finnas på i princip alla skolor. Tyvärr hade dock inte kommittén kunnat undersöka hur många som får plats på de olika skolorna ännu men de ska kolla detta så snart som möjligt. Sovplats-storleken de räknar med är 3 m2/person.

 

Transport till skolorna skall ordnas. Den orkester-ansvariga hoppades att de skulle kunna slippa använda de skolorna som låg längst ifrån festivalområdet (Folkets Park). Transport ska finnas som går typ var 10:e minut. Eventuellt ska inte transport finnas tillde närmsta skolorna, men var ska man dra gränsen. Transporten var inte helt löst ännu.

 

Frukost kommer att serveras ute på skolorna. Frukosten kommer inte att innehålla kaffe, eftersom det är svårt att hålla varmt, så kaffe får man skaffa själv om man behöver det på morgonen.

 

Lördagslunchen. Baguetten har provätits och godkänts såsom att vara tillräckligt stor.

 

Mat i övrigt kommer att vara caterat och bestå av hamburgare och kastvänlig kyckling. Vegetarisk mat kommer också att finnas.

 

Balettnamn i spelschemat. Ja!

 

Sett festival har tyvärr bara General Petter gjort innan.

 

Rundgången. Till sist gick vi runt bordet till varje ansvarig för att se om det fanns något att tillägga.

 

Konsert. Här gick konsertmästaren igenom storleken på scenerna efter förfrågan så som de troligtvis kommer att bli. Då upptäcktes att exempelvis Kårsdraget inte skulle få plats på en av de scenerna som de blivit tilldelade. Lösningen blev att kommittén skulle gå igenom spelschemat en gång till.

Tidning fick vi utdelad. Den innehöll ett spelschema som naturligtvis inte stämde men i övrigt var den mycket proffsigt gjord. Dock hade General Petter fått skriva en egen text för de orkestrar som inte skickat in någon text själva grundat på vad som stått i tidigare tidningar.

 

Kårtegen. Rutten visades inritad på en karta över centrala Linköping. Rutten kommer att vara samma som på SOF 1997.

 

PR-info. PR-biten med biljettsläpp diskuterades. Kommittén förklarade varför marknadsförings-strategin var upplagd på det sätt som den var med ett biljettsläpp före påsk och ett efter.

 

Norrköping. De studenter som köpt tredagarsbiljett i Norrköping kommer att bussas på fredagen och kommer sedan att tilldelas sovplats så att de kan stanna hela helgen. Dessutom kommer det hållas en fest på torsdagen i Norrköping så att alla de studenter som köpt biljetter i Norrköping stannar där till fredagen, smart.

 

Orkester/Mat. Mat kommer att serveras i den byggnad på området som heter Cupolen men eftersom han, som äger lokalen, inte har tillstånd kommer enbart läsk och mellanöl serveras. Dock kommer man att kunna lösa in biljetten mot öl utanför Cupolen efter man ätit.

 

Ölåtgång. Slutligen berättade kommittén att de räknade med att åtgången skulle vara per dag: 0.5/orkestermedlem samt 1.5 för övriga, vilket lät troligt.

 

 

Här föreslogs en bensträckarpaus men efter en stunds bensträckning övergick pausen i fest och informellt minglande istället, som till sist förde oss via McDonalds till Herrgår´n för helhärlig avslutning på kvällen.

 

Avslutningsvis konstaterades efter genomgången av mötet med SOF-kommittén att de verkade väl förberedda samtidigt som de kände paniken hägra över sig eftersom tiden började rinna ut.

 

§ 9.      OFMA

Ordförande Johan Säfholm förklarade mötet för avslutat på söndag förmiddag.

 

 

Framför datorn, Lund, 2001-04-19                            Justeras

 

 

 

 

Thomas Andén                                                             Johan Säfholm

Mötessekreterare                                                        Ordförande

Generalsekreterare Lund                                            Generalsekreterare Övriga Sverige